Relación con proveedores durante la crisis por COVID-19 (acciones prácticas)

Esta pandemia por coronavirus afecta a toda la población humana, sin excepción. Nuestra forma de vida, nuestros hábitos de consumo y nuestras empresas están siendo forzadas a cambiar para buscar el control de una enfermedad, que ya ha afectado de manera crítica a naciones enteras. La misión de las empresas entra a ser reevaluada para garantizar su supervivencia y la de las personas que dependen de ellas. Esto está poniendo a las áreas de abastecimiento prácticamente en frente de los mayores retos estratégicos hasta ahora.

En este artículo revisaremos la importancia de la cadena de suministro durante esta crisis, y algunas acciones que pueden ayudar a llevar mejor estos tiempos.



El desafío empresarial: Continuidad del negocio


A medida que la enfermedad del coronavirus 2019 se extiende, impactando la vida de toda la población mundial, el esfuerzo mancomunado de todos se centra hoy en lo más básico: sobrevivir. Esto significa, básicamente, buscar proteger la salud de las personas y asegurar los medios de vida. Esto último, en el ámbito empresarial, significa una sola cosa: garantizar la continuidad del negocio, mientras se adoptan todas las medidas necesarias que protejan la vida.


Hoy más que nunca se requiere de una conciencia completa de que nuestra operación depende de los proveedores, así que tenemos que asegurar que los podemos apoyar, haciéndolos sostenibles en el tiempo. La clave es intentar mantener la cadena de abastecimiento lo menos afectada posible, para operar sin mayores traumatismos durante, y después de la pandemia.


Los recursos son ahora más limitados, así que definitivamente, no es época de correr muchos riesgos. Por lo mismo, la organización debe priorizar sus relaciones con proveedores de acuerdo con su impacto al core-business, y de acuerdo con el riesgo que estos proveedores representen. Esto es especialmente importante en la selección de nuevos proveedores (ver: Risk Assess).


Value for money

Durante esta crisis de salud, el número de clientes disminuye, y es por esto por lo que la utilidad provendrá principalmente de la máxima efectividad y eficiencia del gasto de compra. Este es el concepto de value for money, que muchas veces pasa desapercibido, oculto principalmente por los resultados de la rentabilidad calculada sobre las ventas. Ahora que los vendedores se ven forzados a parar, los compradores deben pasar al frente de batalla, pues son ellos quienes deberán buscar: la mejor relación precio versus calidad, logística adecuada y bajos niveles de inventario que contribuyan a la caja del negocio.


Y para lograr todo esto, los proveedores deben estar ahí, apoyando el proceso. Deben estar ahí, con sus negocios sufriendo el menor impacto posible. Así que la subsistencia de los proveedores debe ser para el departamento de compras una prioridad. Es el momento de ser creativos y reinventar la relación.


Reinventarse: Alivios y flexibilidad

Una nueva relación con el proveedor, enmarcada en la continuidad del negocio, requiere ser creativos y flexibles tanto del lado del comprador como del proveedor para la implementación de alivios financieros que contribuyan a la supervivencia del proveedor y a la obtención del mayor valor posible para el comprador. A continuación, algunas sugerencias para inspirar su creatividad financiera y de negocios:


  • Revisar contratos y acuerdos de niveles de servicio durante la contingencia de la pandemia. Por ejemplo, la evaluación de los tiempos de entrega y de cualquier otro indicador que pueda ser impactado por las políticas de cuarentena o aislamiento social. El proveedor debe ser invitado a recibir alivios bajo el compromiso de mantener su operación y prestación del servicio con normalidad, o por lo menos con nuevos niveles de servicio, por tanto, el proveedor debe estar seguro de que no argumentará fuerza mayor para la no prestación del servicio o entrega de los bienes, si es que su contrato lo contempla.

  • En el caso de proveedores de servicios, un alivio puede consistir en hacer cambios en hitos de pago. Por ejemplo, garantizando que una parte se paga para asegurar los salarios de los empleados del proveedor, que estén directamente asociados a la prestación del servicio que el comprador recibe; luego, se puede pagar la otra parte contra los entregables del servicio. Siempre se debe recordar durante la crisis que mantener la calidad del servicio depende también de que el proveedor mantenga su staff en los niveles adecuados.

  • Con los proveedores de bienes también se pueden establecer porcentajes de pago que permitan cubrir de forma saludable los costos. Por supuesto, los compradores maduros entenderán que todo negocio busca obtener una ganancia, pero en tiempos de pandemia, y de las restricciones que llegan con ella, es importante trazar como estrategia principal cubrir los costos, por lo que un buen convenio puede consistir en diferir el pago de las sumas equivalentes a la utilidad, para asegurar el flujo de caja del comprador, y así maximizar en el tiempo el cubrimiento de los costos del proveedor.

  • En los casos de bienes que entren en escenarios de volatilidad de precios, es bueno empezar a negociar porcentajes de descuento y no valores netos de precios. Esto significa establecer una actualización periódica de una lista de precios, a la que siempre se le aplicará un descuento pactado durante la negociación. Los materiales que se cotizan en bolsa y los combustibles llevan años siendo negociados de esa forma, ahora este mecanismo puede ser extrapolado a muchas otras categorías de compra (ver: sourcing fuel).

  • En los casos anteriores, los proveedores prácticamente deben "abrir sus libros" para hacer más transparente lo que requieren en materia de alivios, por ejemplo, establecer una lista de costos compartida entre las partes.

  • Así mismo, como se trata de garantizar la subsistencia de la cadena logística, es importante que los certificados relacionados con el pago de nómina se conviertan en algo que el proveedor comparte con el comprador mensualmente, por lo menos lo relacionado con la lista de empleados pagados, esto para garantizar que las medidas adoptadas por las partes se ven reflejadas en mantener la misma base de empleados.

  • Finalmente, una buena práctica, que favorece el flujo de caja de ambas partes, es la aceleración del pago de facturas contra descuento financiero. Esto puede desarrollarse mediante el manejo de una tabla de descuentos contra el cambio en los términos de pago, usando hojas de cálculo en donde se puedan relacionar posibles descuentos contra las facturas recibidas de los proveedores. También existen alternativas dentro de e-procurement para habilitar tecnológicamente este proceso y maximizar su eficiencia en ahorro (ver: Coupa Pay & Accelerate).


Si los alivios planteados por la organización no son suficientes, de acuerdo con la criticidad del proveedor, se podrían estudiar propuestas provenientes del proveedor, caso a caso. Lo importante es mantener una invitación abierta a que el proveedor manifieste con tiempo si tiene inconvenientes para abastecer los bienes o prestar sus servicios, pues al igual que con el virus, es mejor actuar preventivamente a tiempo.


En pro de una buena relación con los proveedores, la invitación es a entrar en contacto proactivamente con ellos, por lo menos los más críticos para el negocio, y así poder preguntarles ¿en qué estado se encuentran sus negocios durante las contingencias propias de la pandemia?, validar con ellos estrategias de continuidad del negocio, condiciones que puedan impactar su personal, ¿qué medidas han tomado para proteger la salud de la planta de personal?, ¿qué experiencias han tenido con otros compradores?


En tiempos de pandemia, las relaciones ganar - ganar no son la mejor aproximación al negocio, ¡son la única aproximación posible! Nuestra continuidad depende de la de los demás. Esto aplica principalmente a nuestra salud, pero también a los negocios.


Los negocios los hacemos las personas. Debemos entender también que esta crisis de salud ha afectado a la gente detrás de la cadena de abastecimiento y a sus familias. Hoy más que nunca, pensar en la salud del otro es la mejor forma de pensar en la nuestra.


Manténganse saludables, manténganse a salvo.