¿Mi abastecimiento es estratégico? (autoevaluación)

El carácter estratégico del área de abastecimiento es algo cada vez más discutido en el ámbito corporativo, y, aunque ya es generalizada la aceptación de la importancia que el área tiene, no siempre se tiene claro qué significa ser estratégico, ni tampoco si el concepto realmente ha calado en una organización. En esta serie de artículos lo invitamos a descubrir los conceptos claves para sustentar el abastecimiento estratégico como pilar del logro corporativo. En esta ocasión revisaremos cómo evaluar el estatus actual de la organización frente a este concepto, mediante una prueba fácil de ejecutar y usar.

Antes que nada, ¿qué es abastecimiento estratégico?

Haciendo una síntesis de las definiciones más comunes del término “Abastecimiento estratégico”, podríamos decir que es una metodología que aprovecha el análisis del gasto, para lograr una ejecución colaborativa de un proceso, que permite cubrir las necesidades de adquisición de una organización.

El rol del director de abastecimiento se convierte entonces en ser el ejecutivo con el privilegio de habilitar estrategias que respondan de forma costo-efectiva a la demanda interna de todas las áreas de la organización. Su principal indicador de éxito son los ahorros logrados con esas estrategias.

Sin embargo, un buen líder de abastecimiento tiene claro siempre que el abastecimiento estratégico puede lograr mucho más que simplemente ahorro en costos, y que puede establecer suficientes palancas de valor como para apoyar el logro de los objetivos corporativos de la organización.

Es la conciencia de su aporte a los objetivos de la organización, la que define al líder de abastecimiento estratégico, y la que le impone también su principal meta por fuera del ámbito de la reducción de costos: vender internamente la importancia estratégica de su área.

Bueno, pero ¿cómo puede venderse al interior de la organización el hecho de que abastecimiento es un área estratégica?, la verdad es que se requieren varios pasos, que van desde la difusión de la misión del área, pasando por una clara explicación de la matemática detrás de las estrategias, hasta llegar a mostrar efectivamente los resultados obtenidos. Todo lo anterior es bueno enmarcarlo en un plan de gestión del cambio, que permita afianzar el concepto de área estratégica en la mente de directivos y colaboradores.

En otros artículos estaremos cubriendo consejos para realizar efectivamente la construcción del plan arriba mencionado, pero por lo pronto nos ocuparemos de la primera parte de todo plan de acción: establecer el punto de partida, es decir, en nuestro caso, conocer ¿cuál es el grado de entendimiento, de la organización en general, del papel del área de abastecimiento y de su rol estratégico? Para ello recomendamos realizar la siguiente autoevaluación y reflexionar sobre sus resultados.

Autoevaluación

A continuación encontrará las preguntas que debe hacerse para saber si su organización está considerando el abastecimiento como algo estratégico. Conteste a cada una con Sí, No, o Parcialmente.

1. ¿El departamento de abastecimiento es invitado a los comités directivos de la organización o es representado en reuniones de gerentes de área?

Si la alta dirección está pensando en abastecimiento como algo estratégico, es muy probable que quiera que los líderes de abastecimiento hagan parte de las reuniones directivas en las que se examinan los resultados globales corporativos.

2. ¿Existen definiciones de objetivos corporativos asociados a abastecimiento?

De igual manera, si la organización ya viene en un plan de transformación de su abastecimiento, es probable que haya definido objetivos específicos encadenados a su visión estratégica.

3. ¿Se están realizando reuniones de análisis del gasto como parte de la planificación estratégica de la organización?

Cuando ya existen planes para construir estrategias, es posible que la organización o por iniciativa misma del área de abastecimiento, esté ejecutando reuniones de análisis y discusión sobre los resultados históricos de la compra.

4. ¿Se usa análisis de las compras para entender la demanda interna de la organización y así poder planear y negociar acuerdos con proveedores?

Parte clave de una visión estratégica del abastecimiento, reside en la planificación y ejecución de negociación estratégica, lo que puede estar significando que se estén adoptando acuerdos marco de precios.

5. ¿Existen productos catalogados para agilizar la compra?, ¿son estos administrados por el departamento de abastecimiento?

Muchas veces el resultado de una ejecución con tinte estratégico suele conllevar la construcción de catálogos internos o incluso amparados por contratos previamente negociados con proveedores.

6. ¿La definición de políticas de solicitud y aprobación de la compra obedecen a una definición de objetivos de mejora del proceso de la compra?

No es lo mismo establecer una política de aprobación de la compra inspirada en la vigilancia y el control del área de compras, que una que se nutra de la evaluación de la pertinencia de la compra.

Para cada respuesta con Sí asigne 2 puntos, 1 punto para cada respuesta de parcialmente y 0 puntos para No. Sume su puntuación final e inicie su reflexión en la siguiente sección.

Reflexionando en los resultados

Si su resultado es de 8 o superior:

Su organización definitivamente está encaminada a fortalecer el área de abastecimiento como uno de sus pilares para el logro de la estrategia planteada a nivel corporativo, existe conciencia de la importancia del área y, probablemente, la venta interna puede centrarse en una exposición continua de los resultados obtenidos. Amparado en los buenos resultados, es una buena idea que abastecimiento revise, con los líderes de otras áreas en la organización, cómo realizar mejoras en el proceso de compra que les impacten de forma positiva.

Si el resultado se ubica entre 4 y 7:

Puede que la organización tenga una idea de la importancia de convertir el abastecimiento en algo estratégico, pero seguramente la mayoría de los líderes no tienen claro como lograrlo. Es muy recomendable trazar un plan de acción específico para ser presentado a la alta dirección, en donde se expliquen estrategias iniciales y cómo estas pueden mejorar el logro de algunos de los objetivos corporativos. Si la deficiencia se encuentra en el análisis ejecutado hasta ahora, sería una muy buena idea asesorarse sobre cómo realizar un análisis por categorías y buscar herramientas que permitan convertir los datos transaccionales de la compra en información útil para la definición de los planes de acción.

Si el resultado es inferior a 4:

El camino hacia un área estratégica de abastecimiento se ve bien empinado, pero escalar incluso un muro, es algo que se puede realizar con las herramientas adecuadas. Es muy recomendable iniciar con la detección de los inconvenientes más comunes que abastecimiento tenga en su relación con otras áreas de la compañía, se trata en esta etapa de ganar credibilidad que luego permita obtener el patrocinio necesario para que la alta dirección adopte las semillas de un área estratégica. Es todavía más importante en este espacio hacerse con herramientas que permitan el análisis de información, y al mismo tiempo, aterrizar una revisión completa de los procesos, las personas y la tecnología usada en favor de abastecer la demanda interna de la organización. Siempre considerando los objetivos corporativos, pues al final, la alineación del área con estos es el mejor argumento de la importancia estratégica del abastecimiento.