En esta ocasión analizaremos la importancia que tienen las Subastas a la Inversa como herramienta clave de Sourcing Estratégico. Revisaremos los argumentos para incorporar esta práctica en la organización como preparación para conducir Subastas a la Inversa utilizando las mejores prácticas disponibles.
Son muchas las objeciones que se suelen plantear en las organizaciones ante la idea de ejecutar Subastas a la Inversa como metodología de negociación con proveedores. Lamentablemente, la mayoría de estas objeciones surgen del desconocimiento de buenas prácticas que permitan aprovecharlas, así como de no tener claros los beneficios que muchas organizaciones exitosas obtienen cada día de este mecanismo. Para esclarecer un poco este panorama y posicionar correctamente las Subastas dentro de su estrategia, traemos en esta ocasión cuatro de los más importantes beneficios que de ellas se pueden obtener:
1. Transparencia y objetividad
Lo primero que podemos decir es que una Subasta proporciona elementos de mayor transparencia que un evento donde solo se presenta una cotización o propuesta (para abreviar RFx), pues es el único espacio en donde los oferentes pueden tener una idea de cómo son las propuestas de sus competidores. Esto es posible gracias a que las Subastas tienen un espacio de tiempo en vivo, para que los proveedores puedan realizar sus ofertas y contra ofertas. Este ambiente estructurado de competencia también permite una interacción en vivo con el comprador, lo que es muy útil para resolver preguntas que pueden ser del interés de todos los participantes. Esto a su vez crea un espacio de información más justo, pues los participantes reciben la misma prioridad para la resolución de sus dudas.
Desplegar escenarios de negociación en donde la ecuanimidad se hace evidente genera una cultura interna de transparencia y transmite a los proveedores una imagen de objetividad en los procesos de selección de las fuentes de Abastecimiento. Es por eso muy importante garantizar que los procesos de Subasta se encuentren muy bien documentados, especialmente para los participantes.
En cualquier método de negociación empleado, el uso de una documentación que permita evidenciar la objetividad del proceso de selección es una garantía de la transparencia y ética de la organización. Esta documentación debe dejar siempre en claro el criterio de selección y las reglas de juego para aquel proveedor interesado en participar. Es por esta razón que las Subastas suelen ser los eventos de negociación que mejor soportan los procesos de auditoría.
2. Ahorro de tiempo
Las Subastas ahorran tiempo pues permiten, en un espacio condensado de tiempo, ejecutar una negociación por precio en la que los competidores pueden presentar inmediatamente contraoferta, lo que en otras circunstancias tomaría muchas reuniones y argumentaciones internas para asegurar que se está obteniendo el mejor precio posible sin sacrificar calidad.
Precisamente no se debe perder de vista que toda metodología de negociación, incluyendo la Subasta, lo que busca es seleccionar al proveedor adecuado, aquel que brinde la mejor relación costo y calidad. Esta máxima nos lleva a otro consejo o buena práctica para tener en cuenta: su organización no debe pensar en la Subasta a la Inversa como un mecanismo de decisión por precio a secas. Al incorporar las Subastas a la Inversa a la caja de herramientas del Sourcing Estratégico de su compañía, lo que se busca es evaluar integralmente los bienes y servicios ofrecidos por los proveedores, ofreciéndoles un ambiente competitivo, sano y equitativo, que conduzca a ahorros apropiados para su organización.
La productividad de Adquisiciones se incrementa también gracias a esta metodología, pues el tiempo ahorrado en los procesos de Subasta les permite a Adquisiciones negociar más categorías en un mismo periodo.
3. Entender el mercado
Las Subastas son un reflejo de la dinámica competitiva del mercado y por tanto posicionan a las compañías que las practican como conocedoras de dicha dinámica. El ambiente competitivo de una Subasta ofrece una oportunidad para aterrizar la realidad de precios del mercado, especialmente cuando se permite presentar una oferta inicial, previa al concurso de precios, pues la mayoría de las veces los proveedores usarán para su primera oferta las listas de precio al público, en donde los cálculos de precio pueden decir mucho de la categoría a negociar.
Este conocimiento sobre los precios públicos también es una muy buena herramienta para establecer el comportamiento de las características del producto en el mercado, por ejemplo, si es que las ofertas resultan ser muy disímiles, se pueden formular preguntas de profundización a los oferentes sobre las diferencias en características de sus productos, y por qué esas características especiales llevan a tener tal diferencia en precios.
Pasar por un proceso de RFx previo es una buena práctica, muy común en una Subasta, porque permite precalificar a los proveedores que estén verdaderamente habilitados para participar en el concurso de precios. También es una herramienta para homogenizar las características técnicas de lo que se pretende comprar, y así poder concentrarse luego en la mejor oferta de precios.
Las Subastas a la Inversa con un evento preliminar de RFx son muy recomendadas para quienes están iniciándose en el mundo del concurso en vivo de precios, pues las conclusiones de dicho proceso de RFx inicial permiten casi siempre determinar los parámetros a configurar en el evento competitivo de Subasta.
Por ejemplo, un margen muy pequeño de diferencia entre los precios iniciales de los diferentes proveedores puede determinar que se otorgue un periodo corto de tiempo para el espacio de competencia en precios. O también el tipo de oferta podría llevar a que los ítems a subastar sean solo un pequeño subconjunto de los expuestos en respuesta al RFx. Un mecanismo de decisión muy utilizado cuando la oferta puede tener decenas de ítems, pero solo un subconjunto de ellos es el que tiene la mayor transaccionalidad en compras.
4. Ganar el compromiso de los oferentes
Los proveedores también obtienen beneficios de una estrategia bien consolidada de uso de Subastas. Del lado del proveedor las Subastas reducen el ciclo de ventas, pues permiten llegar a resultados en un tiempo más corto. Además, reafirman la intención de comprar de la compañía, lo que permite como oferente tener tiempos más claros de adjudicación.
Las Subastas garantizan al proveedor que se está enfrentando a un conjunto de reglas que aplicarán por igual a todos sus competidores, lo que les permite definir estrategias claras de participación. Las reglas de juego de las Subastas proporcionan un espacio competitivo claro, que al final robustece la imagen de juego limpio que la organización ofrece a sus proveedores, fortaleciendo la relación con ellos.
Además, los proveedores que participan en Subastas ganan prácticas de competencia que les aseguran cada vez mejores posiciones en los concursos y les ayudan a generar una imagen positiva frente a la organización que compra, lo que puede llevar a un incremento en ventas originado en el ser considerado en nuevos procesos o en los eventos de negociación de otras áreas o de empresas afiliadas.
Finalizando
Son estos los principales beneficios potenciales que las Subastas pueden traer a su organización, sin embargo, como toda práctica de negocios, la obtención de esos y más beneficios dependerá de factores de ejecución que su compañía debe abrazar. Por ejemplo, la alta dirección debe considerar las Subastas una metodología válida y deseable, que pueda reflejarse en una política robusta sobre su uso.
Así mismo, la ejecución de las Subastas se debiera centralizar en un grupo estratégico, para garantizar que el aprendizaje del ejercicio se mantiene en la compañía enmarcado en un proceso de mejora continua. Pero tal vez lo más importante, las organizaciones que quieran encontrar el éxito en la ejecución de Subastas deben tener definido un proceso y las herramientas adecuadas para ejecutar los concursos de precios, es por esto por lo que hablaremos acerca de las mejores prácticas que debe incluir este proceso en nuestro siguiente artículo.